Neste ambiente altamente integrado e matricial, de escassez de talentos e muito trabalho, a colaboração é fundamental para responder positivamente aos desafios do negócio. É preciso nos apoiarmos em nossos colegas para compartilhar conhecimento, resolver problemas em conjunto, fornecer dados e encontrar suporte para nosso trabalho.

Mas a colaboração bem-sucedida demanda tempo e esforço concentrado.

Como proceder?

1 – Comece com o porquê
As pessoas têm muito a fazer. Mas se não entenderem a verdadeira importância da colaboração, não farão nada. Por exemplo, alguém pode até concordar que a colaboração irá melhorar o atendimento ao cliente. Mas isto não é motivo suficiente para insistir na colaboração e trabalhar além dos limites de sua área quando o deadline se aproxima e a pressão aumenta. Porque perder tempo com um conceito que pode ter resultados ou não?

Um argumento muito mais convincente seria “o pessoal departamento X trabalha com os seus clientes todos os dias; se não desenvolvermos um relacionamento próximo com eles, nunca saberemos o suficiente para atendê-los da maneira correta”.  A proximidade ajuda a deixar claro o que é crítico, o que é necessário e quais as consequências de não colaborar.

Este tipo de argumento é o primeiro passo para construir relações bem-sucedidas entre as áreas da companhia.

Para entender a motivação de seus interlocutores, responda às perguntas abaixo:

1 – O que está em jogo para a empresa e para os clientes se as divisões não colaborarem?
2 – O que cada grupo tem que os outros precisam?
3 – Porque alguns precisam de outros para melhorar o desempenho?

2 – Construa relações pessoais
Simplesmente concordar com a colaboração não faz com que aconteça. Para ser bem-sucedida, a colaboração leva tempo, interação e esforço.

Se uma organização precisa de sinergia entre suas divisões, as pessoas devem construir bom relacionamento com outras equipes. Isto não acontece da noite para o dia. Relacionamentos se fortalecem quando as pessoas criam confiança umas nas outras. Isto vem com o tempo,  1a medida que um passa a saber o time do coração do outro, a paixão por filmes antigos ou a preferência por comida vegetariana.

Conhecimento mútuo é a base da confiança no relacionamento. Confiança existe quando as pessoas podem contar com as outras para fazer o que querem fazer e para agir com intenções positivas. A melhor maneira de construir confiança é sendo confiável. Se um compromisso não puder ser honrado, aja de forma proativa, explique a situação e desenvolva um plano de contingência para manter uma parceria positiva.

Com confiança, as pessoas percebem que têm poderosos aliados na organização. Estas pessoas são aquelas com quem irão conversar quando as políticas organizacionais estiverem confusas, as prioridades mudarem ou circunstâncias especiais demandarem atenção diferenciada.

Existe um benefício adicional em desenvolver esses relacionamentos entre as divisões: as pessoas podem fazer amigos no trabalho, o que, de acordo com um estudo do Gallup, é um dos principais indicadores de satisfação.

3 – Fique atento à execução
Ficar atento à execução não precisa ser algo difícil. Em uma reunião com representantes-chave de diversos grupos, identifique:

1 – Quais são os objetivos de curto e de longo prazo para a colaboração?
2 – Como os envolvidos saberão que as metas foram atingidas?
3 – Quais processos terão de ser estruturados para que o trabalho dê certo?
4 – Qual o papel e as responsabilidades de cada grupo?
5 – Qual será a periodicidade dos encontros? Quem é o responsável pelas reuniões?
6 – Como as decisões serão tomadas? Quais decisões precisam ser levadas a superiores? A quem?

4 – Prepare-se para o inesperado
É rara a organização que não tem uma mudança de planos no meio do caminho e é rara a aliança que esclarece todas as duvidas. Para desenvolver uma parceria realmente boa, saiba como lidar com mudanças organizacionais no meio do caminho e com mal-entendidos.

5 – Dê tempo ao tempo
A última dica para desenvolver boas parcerias entre departamentos é simples, apesar de ser um desafio para muitos: dê tempo para que funcione. Os grupos devem ficar em contato para resolver tensões acumuladas, compartilhar melhores práticas, avaliar o progresso do trabalho e identificar oportunidades. Essas conexões constantes farão a aliança funcionar.